Dataskyddsbeskrivning

DATASKYDD

Automaa Oy är ett dotterbolag till Handelslaget KPO. Vi hanterar personuppgifter i Automaa och Handelslaget KPO för att kunna betjäna dig så bra som möjligt. Vi har personuppgifter om vår personal, våra kunder och våra affärspartner. Personuppgifter är till exempel förnamn, släktnamn, personbeteckning, telefonnummer eller information om användning av en tjänst.

I Handelslaget KPO har vi ordnat behandlingen av personuppgifter i olika personregister enligt syftet för uppgifterna. Vi behandlar personuppgifter omsorgsfullt och lagenligt.
På Handelslaget KPO:s webbplats har vi samlat information om hur dataskyddet har genomförts. På webbplatsen kan du läsa principerna för dataskydd, information om behandlingen av personuppgifter, dina rättigheter, våra kontaktuppgifter och personregister.

Gå till S-gruppens dataskyddssidor här. Du kommer till Handelslaget KPO:s register och dataskyddsinformation här.

AUTOMAA OY KUNDREGISTER

DATASKYDDSBESKRIVNING

Europeiska unionens dataskyddsförordning (EU) 2016/679, artiklarna 12, 13, 14 och 19

1. Personuppgiftsansvarig

Automaa Oy

Postadress: c/o Handelslaget KPO, PB 516, 67101 Karleby

S-gruppens ägarkundstjänst: 010 76 5859

Besöksadress: Handelslaget KPO, Prismavägen 1, 1 67700 Karleby

FO-nummer: 1636445-8

2. Dataskyddsombudets kontaktuppgifter

tietosuojavastaava@sok.fi

3. Person som handlägger registerärenden

tietosuoja.kpo@sok.fi

4. Registrets namn

Automaa Oy kundregister

5. Ändamål med behandlingen av personuppgifter

Personuppgifter behandlas för skötsel och utveckling av kundrelationen till bilaffären som en del av bilförsäljnings- och eftermarknadsföringsprocesserna.

Ändamålen med behandlingen av personuppgifter i bilförsäljningsprocessen är:

Ta emot och besvara offertförfrågningar
Göra offerter, orderavtal och köpeavtal och bokföra genomförda affärer
Vid behov identifiera kunden och säkerställa medlens ursprung vid kontant betalning enligt lagen om penningtvätt
Genomföra provkörning eller biluthyrning
Värdera kundens bytesbil
Säkerställa tillgången på märkesimportörens tjänster
Besvara kundkontakter
Utarbeta ansökan om avbetalningsfinansiering, utarbeta och fakturera avbetalningsavtal
Försäkra bilar
Registrera bilar
Säkerställa kundnöjdhet
Direktmarknadsföring av nya bilar och bilaffärens tjänster
Ändamålen med behandlingen av personuppgifter i eftermarknadsföringsprocessen är:
Försäljning av reservdelar
Tjänster i anknytning till bilservice
Utarbeta avtal om bilservice
Skadereparationer
Hantera garantiärenden, importörens återkallelser
Däckhotell
Utarbeta och fakturera avbetalningsavtal för service
Servicekallelser
Direktmarknadsföring inom eftermarknadsföringen och säkerställa kundnöjdhet

Ändamålen med behandlingen av personuppgifter i besiktningsprocessen är:

Verkställa bilbesiktning
Utskick av besiktningspåminnelser till kunden
Marknadsföring

Ändamålen med behandlingen av personuppgifter vid direktmarknadsföring är:

Marknadsföring av tjänster och produkter
Utskick av inbjudningar till evenemang
Kontakta potentiella kunder
Automatiserad marknadsföring

Syftet med att samla in och lagra tillfälliga personuppgifter relaterade till utlottningar och tävlingar är:

genomföra en utlottning eller tävling
kontakta vinnaren
leverera priset

Vi kommer att förstöra de personuppgifter vi samlar in för lotterier och tävlingar efter leverans av priset senast 1 månad efter leverans.

6. Grund för behandlingen av personuppgifter

Personuppgifter behandlas på följande grunder:

Art. 6.1 b) Avtal

Order- och köpeavtal, avbetalningsavtal
Serviceverkstadens arbetsorder (avtal)
Avtal om övriga tjänster inom eftermarknadsföring, som däckhotell
Tidsbokning till besiktning

Art 6.1 a) Samtycke

Samtycke till direktmarknadsföring

Art 6.1 c) Rättslig förpliktelse

köplagen
bokföringslagen
trafikförsäkringslagen
fordonslagen
lagen om fordonstrafikregistret
lagen om förhindrande av penningtvätt och av finansiering av terrorism

Behandlingen av personbeteckningen är grundad på behovet av att för avtal eller provkörning och förverkligande av den registrerades och den personuppgiftsansvariges rättigheter och skyldigheter entydigt identifiera den registrerade.

7. Beskrivning av den personuppgiftsansvariges berättigade intresse

Behandlingen av personuppgifter grundar sig inte på den personuppgiftsansvariges berättigade intresse.

8. Personuppgifter som behandlas

Offertförfrågan:

kundens telefonnummer eller e-post

Offert:

kundens namn
adress
e-post
samtycke till eller förbud mot marknadsföring
uppgift om godkänd eller avslagen ansökan om finansiering

Provkörning:

kundens namn
adress
e-post
samtycke till eller förbud mot marknadsföring
personbeteckning

Köpe- och orderavtal:

kundens namn
personbeteckning
adress
e-post
samtycke till eller förbud mot marknadsföring

Ansökan om finansiering görs via bilaffärens system hos finansieringsbolaget. Uppgifterna lagras inte i bilaffärens system:

yrke
arbetsgivare
anställningsform
årsinkomst
uppgifter om medsökande
kopia av körkort

Försäkring och registrering:

personbeteckning
uppgifter om bilen
Tidsbokning av service:
bilens registernummer, utifrån vilket uppgifter om bilen, ägaren och innehavaren hämtas i Traficoms tjänst
samtycke till eller förbud mot marknadsföring

Serviceverkstadens arbetsorder:

kundens namn
adressuppgifter
telefonnummer
e-postadress
uppgifter om bilen
försäkringsbolagets CABAS-kalkyl för ersättning

Besiktning:

bilens registernummer
kundens förnamn, efternamn
kontaktuppgifter (telefonnummer, e-postadress, adress)

Skrotningsintyg:

kundens namn

Däckhotell

kundens namn
adressuppgifter
telefonnummer
e-postadress
uppgifter om bilen

Automatiserad marknadsföring

kundens namn
adressuppgifter
telefonnummer
e-postadress
uppgifter om bilen
samtycke till eller förbud mot marknadsföring

9. Personuppgiftsgrupper som behandlas

Kontaktuppgifter, personbeteckning, uppgifter om bilen, samtycke till eller förbud mot marknadsföring

10. Uppgiftskälla och beskrivning av uppgiftskällorna, om uppgifterna har samlats in från offentliga källor

Uppgifterna inhämtas från kunden själv samt i Traficoms register över fordonsuppgifter.

Kontaktuppgifter i anknytning till offertförfrågningar och kontakter inhämtas på Automaas webbplats samt från bilaffärens servicepartner, som Beely Oy, autotalli.com, nettiauto.com, NetWheels Oy, Finnchat Oy och Tori.fi.

Från finansieringsbolaget inhämtas uppgift om godkänd eller avslagen ansökan om finansiering. Uppgifter lämnade i anknytning till ansökan lagras inte.

Från försäkringsbolaget inhämtas bilförsäkringsuppgifter.

En lista över återkallelser inhämtas från bilmärkets importör och/eller Traficom.

Kontaktuppgifter för direktmarknadsföring inhämtas från huvudmännen för de nya bilar som vi representerar (Volvo Car Finland Oy, Ford Oy, Bassadone Automotive Nordic Oy) och från kommersiella aktörer samt om kunden godkänner marknadsföringstillstånd på vår webbplats.

11. Mottagare av personuppgifter

Personuppgifter behandlas i elektroniska system och tjänster för ändamål som har fastställts i denna beskrivning. Vi anlitar externa servicepartner för att tillhandahålla system- och stödtjänster. Personuppgifter kan överföras till servicepartner i den mån de deltar i genomförandet av åtgärder inom ramen för det givna uppdraget.

Vi säkerställer en adekvat skyddsnivå för personuppgifter hos våra partner enligt lagstiftning.

Personuppgifter kan utifrån avtal eller gällande lagstiftning lämnas ut

till bilens importör uppgift om bilköpet för aktivering av importörens tjänster samt uppgifter som anknyter till en eventuell garantireparation eller återkallelse
till Transport- och kommunikationsverket Traficom för registrering av bilen
till försäkringsbolaget för försäkring av bilen samt för reparationer som kräver ersättning
till finansieringsbolaget för avbetalningsfinansiering
till Fragus Oy för försäljning av garantiskyddsprodukter.
till Willsoft Oy för genomförande av kundnöjdhetsenkäter.

Vi lämnar ut uppgifter till myndigheter i enlighet med villkoren och skyldigheterna i gällande lagstiftning, till exempel när vi svarar på myndigheters uppgiftsförfrågningar.

Uppgifter om köp lämnas ut till S-gruppens ägarkunds- och kundregister för utbetalning av Bonus, om kunden använder S-Förmånskortet.

12. Överföring av personuppgift till tredje land eller till internationell organisation samt tillämpade skyddsåtgärder

Vi överför inga personuppgifter till tredjeländer utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

13. Lagringstid för personuppgifter och kriterier för fastställande av lagringstid

Personuppgifter i enlighet med denna beskrivning lagras endast så länge och i den utsträckning som de är nödvändiga och tillämpas av den personuppgiftsansvarige i verksamhet som hänför sig till ovan nämnda behandlingsändamål.

Kunduppgifter lagras i regel i 10 år från kundens senaste aktiva kontakt med den personuppgiftsansvarige. Därefter raderas kunduppgifterna i den personuppgiftsansvariges system.

Personuppgifter och uppgifter om prospekt som inhämtas från andra för direktmarknadsföring förvarar vi den tid som fastställs i köpeavtalet eller i högst 6 år, om offerten eller kontakten inte leder till en kundrelation.

Kundkontakter, som offertförfrågan, förfrågan om provkörning eller anbud på bil, lagras under offertens giltighetstid eller i 6 år, varefter uppgifterna raderas i systemet och pappersofferter förstörs.

Information om kundkännedom lagras enligt bestämmelserna i lagen om penningtvätt i minst fem år från slutet av en permanent kundrelation eller slutförande av affärsverksamheten.

Värderingskort för bytesbil: utskriften lagras bland bilens papper eller med offerten och lagringstiden är densamma som för offerten.

Tillstånd för användning av så kallade rödskyltade demonstrationsbilar (icke betald bilskatt) arkiveras enligt bokföringslagen för skattegranskning det innevarande året + 6 år.

Order- och köpeavtalet lagras enligt bokföringslagen det innevarande året + 6 år. En genomgång och förstöring av uppgifter görs en gång om året.

Kunduppgifter inom eftermarknadsföringen, uppgifter om bilar och bilarnas servicehistorik lagras i 10 år.

Ett exemplar av serviceverkstadens arbetsorder skickas med fakturan till bokföringen, där den lagras under skuldens preskriptionstid, det innevarande året + 6 år.

Ett andra exemplar av arbetsordern lagras i 3 år enligt reparationsvillkoren och skadegarantin. Försäkringsbolagets CABAS-kalkyl arkiveras tillsammans med arbetsordern, fotografier arkiveras på en nätverksenhet och förstörs då lagringstiden går ut.

En kopia av skrotningsintyget från Kuusakoski förvaras i bilaffären och en kopia skickas till importören. Bilaffärens kopia förstörs när det utbetalade stödet har erlagts till bilaffären.

Kunduppgifter inom besiktningen lagras i 10 år från det senaste besöket. Bilens lagstadgade besiktningshistorik raderas inte.

14. Den registrerades rättigheter

Registrerade personer har följande rättigheter:

Rätt till tillgång
Rätt till rättelse
Rätt till radering (när samtycke är grund för behandlingen eller det inte finns en rättslig motivering för lagringen)
Rätt till begränsning av behandling (bestrida uppgifternas korrekthet eller olaglig behandling)
Rätt till motsättning av behandling (direktmarknadsföring eller behandling utifrån annat berättigat intresse)
Rätt till återkallande av samtycke
Rätt till dataportabilitet (gällande automatiserad behandling)
Rätt att få information om en personuppgiftsincident

Om en person vill utöva sina rättigheter eller få mer information om behandlingen av sina personuppgifter kan hen kontakta den personuppgiftsansvarige som anges i detta dataskyddsregister. Se mer information på https://s-ryhma.fi/tietosuoja/sinun-oikeutesi

Personen har också rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, om hen anser att vi bryter mot de tillämpliga bestämmelserna om dataskydd vid behandlingen av personuppgifterna.

15. Återkallande av samtycke

Personen har rätt att återkalla sitt samtycke till direktmarknadsföring om hen så önskar. Återkallandet av samtycket påverkar inte lagligheten av behandling som utförts med stöd av samtycket innan det återkallades.

16. Återkallande av samtycket görs genom att kontakta bilaffären.

Följder av att personuppgift inte lämnas vid avtal

Köpet av bilen, servicen på bilen eller något annat ärende i bilaffären genomförs inte.

17. Uppgifter som är betydelsefulla för automatiserat beslutsfattande eller profilering

Kunden kan profileras utifrån kundens köpbeteende eller kundens samtycke till marknadsföring. Tillståndet till genomförd profilering grundar sig på ett avtal mellan kunden och den personuppgiftsansvarige, vilket har uppstått i samband med att en kundrelation (t.ex. köptransaktion) har skapats eller med stöd av kundens samtycke till marknadsföring. Profilering av kunden kan användas i samband med automatisk marknadsföring.

18. Följder av behandling av personuppgifter och allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder

Vi skyddar personuppgifterna omsorgsfullt under hela deras livscykel genom att tillämpa adekvata dataskydds- och datasäkerhetsmetoder. De externa systemleverantörerna behandlar personuppgifterna i datasäkra serverutrymmen. Åtkomsten till personuppgifterna är begränsad och personalen har tystnadsplikt.

I S-gruppen skyddar vi personuppgifterna bland annat genom proaktiv riskhantering och säkerhetsplanering, metoder för att skydda datakommunikationen, ständigt underhåll av datasystemen och säkerhetskopiering samt genom att använda säkra IT-utrymmen, åtkomstkontroll och säkerhetssystem. Fysiska dokument som innehåller personuppgifter förvaras efter den initiala behandlingen i låsta och brandsäkra förvaringsutrymmen. Beviljande och uppföljning av användarbehörigheter sker kontrollerat. Vi utbildar regelbundet vår personal som deltar i behandlingen av personuppgifter och ser till att även personalen hos våra samarbetspartner förstår att personuppgifter är konfidentiella och att det är viktigt att de behandlas på ett säkert sätt. Vi väljer våra underleverantörer med omsorg. Vi uppdaterar kontinuerligt vår interna praxis och våra anvisningar.

Om personuppgifter trots alla våra skyddsåtgärder hamnar i fel händer, är det möjligt att missbruk av personuppgifter sker. Om vi upptäcker en sådan händelse, börjar vi omedelbart utreda händelsen och strävar efter att förhindra skador. Vi informerar behöriga myndigheter och de registrerade om personuppgiftsincidenter i enlighet med kraven i lagstiftningen.